[wiregate] Warum ich keine PNs mag ... was ich dazu schon lange mal sagen wollte

[StefanW]

Liebe Forenmitglieder, Interessenten und Kunden,

in meinem Footer - und auch in den Footer vieler anderen hier - steht dass PNs unerwünscht sind (außer für wirklich persönliches oder äußerst temporäres zum Forum). Weil für die Kommunikation mit mir ist die eMail-Adressen für den Support angegeben. Ich lese das IMMER mit. Damit erreicht mich auch IMMER alles, speziel wenn Ihr es an mich richtet "Hallo Stefan....".

Trotzdem bekommen ich an manchen Tagen mehrere PNs. Nicht selten wegen Bestellungen im Shop oder zu anderen Belangen. Ich habe zwei Dutzend Mitarbeiter, ich kann und werde nicht alles selbst machen. Darum nutzt bitte sales@elabnet.de für Fragen zu Planung / Verkauf und support@wiregate.de bei technischen Problemen. Wenn ich wirklich etwas entscheiden muss, erhalte ich das schon.

Ich verstehe durchaus, dass jeder Absender einen guten Grund dafür hat, mir direkt schreiben zu müssen. Jedoch kann ich das in dieser Menge nicht bearbeiten. Alleine hier im Forum sind es über 25.000+ Mitglieder. Ihr seid also sehr viele, ich bin dagegen unter der PN nur einer. Darum bitte

==> Bitte KEINE PNs an mich. Nutzt bitte das Ticket-System unter sales@wiregate.de für vertriebliche Fragen und support@wiregate.de für technische Fragen.

Tickets werden in Notfällen auch am Wochenende bearbeitet, es braucht dazu keine PN an mich!

Begründungen / Erklärungen:

Da in der heutigen Zeit Regeln oder Wünsche meist erst dann respektiert werden, wenn diese ausreichend begründet werden können, so dass der Gegenüber es auch versteht, hier meine Gründe für die Bitte:

1. Gesetzliches Erforderniss: Alle Dokumente (auch eMails) die zur Anbahnung eines Geschäftes entstehen, müssen 10 Jahre aufbewahrt und den Finanzbehörden zugänglich gemacht werden: Nach § 257 Abs. 1 Nr 2 und 3 Handelsgesetzbuch sind Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstlige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung sechs Jahre lang aufzubewahren. Mithin trifft das auch für PNs zu, wenn es z.B. um Fragen im Vorfeld eines Kaufs geht, genauso auch Reklamationen oder spezielle Abmachungen (= "Vertrag") usw. Alles was für die Besteuerung von Bedeutung ist, muss nach § 147 Abgabenordnung für sechs Jahre gesondert aufbewahrt werden mit digitaler Zugriffsmöglichkeit.
   Für die Archivierung ist ein System vorgeschrieben, dass der GoBD ("Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") entspricht. Wir haben zu diesem Zweck eine elektronische Archivierungslösung gemietet über die sämtliche eMails des Unternehmens laufen und die dort elektronisch und revisionssicher abgelegt werden.
   Ich denke es ist jedem klar, dass die PN in einem Forum diese Vorschriften nicht erfüllen. Mithin DARF ich dafüber gar keine geschäftliche Korrespondend abwickeln.
2. Wir handeln als ganzes Team und nicht als einzelne Personen: Dafür ist es unumgänglich, dass Kommunikation zwischen Interessent / Kunde und UNS auch für alle Mitarbeiter des WireGate-Teams zugänglich ist. Dafür benutzen wir ein Ticket-System für die Kommunikation mit dem Kunden und im Falle von Software-Problemen ein System für Versionsverwaltungen (Aufgaben & Code) für die interne Kommunikation. Diese Tickets können intern von allen Mitarbeitern eingesehen werden und können zur Bearbeitung an den jeweiligen Verantwortlichen / Kompetenzträger weitergegeben werden und bündeln die gesamte Kommunikation (eMails, Faxe, Notizen zu Telefonaten) sowie Informationen zu Handlungen unter einer Vorgangsnummer. Nur so gelingt es uns, wie "aus einem Guss" zu agieren. Für eine effiziente Organisation ist das unverzichtbar.
3. PNs sind beschränkt in Umfang, Größe, Les- und Editierbarkeit: Eine PN kann nur vom Inhaber des jeweiligen Accounts gelesen werden. Das Fenster zum Editieren der antwort ist nur wenige Zeilen hoch und nach meiner persönlichen Empfindung unergonomisch. Browser stürzen auch gelegentlich ab und Eingaben damit teilweise verloren. Zudem muss ich eine zusätzliche Kommunikationsschnittstelle verwalten, das ist fehlerträchtig und aufwändig (wie stehe ich mit Hr. Müller noch in Kontakt?).
   ==> Wirklich, glaubt mir das bitte, aber mit PNs kann man einfach nicht arbeiten. (Das ist kein Vorwurf an das Forum, PNs sind nicht dafür gedacht).
4. Manuelles Umkopieren in Tickets zur Erfüllung der ISO 9001: Unser Unternehmen ist gemäß dem Qualitätsstandard ISO 9001 zertifiziert. Das bedeutet eine Reihe von administrativen Pflichten zur Aufzeichnung und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich des Qualitätsmanagement auch im Support (über die gesetrzliche Aufbewahrungspflicht hinaus). Dazu gehört der gesamte Umgang mit Kunden, die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation, der Umgang mit Kundeneigentum, RMA, Gewährleistung, Garantie, Reklamationen usw. PNs werden nur zeitlich und von der Anzahl her begrenzt gespeichert und zudem auf einem fremden System. Somit müsste ich auch hier wieder alle PNs in ein Ticket umkopieren, die ich zuvor erstmal händisch anlegen müsste. Zudem dann alle Folge-Nachrichten und Antworten ebenfalls und dabei den jeweiligen Diskussionsstrang händisch dem richtigen Ticket zuordnen. Wie zuvor beschrieben, geht das nicht. Wir haben eine vierstellige Anzahl von Kunden! Wir bekommen und schreiben mehrere hunderte bis auch mal tausend Nachrichten pro Tag. Wir können da nicht auch noch PNs händisch hin- und her kopieren. Daher bleiben oftmals PN auch unbeantwortet. Mag unhöflich aussehen, aber es geht einfach nicht alles.
5. Wir würden die Übersicht verlieren: Vielleicht werde ich auch alt. Aber bei der Menge an Kommunikationskanälen wie Telefon, eMail, Fax, Forum, SMS, WhatsUp und bei tausenden von Kunden wird die Übersicht schwierig, da brauche ich nicht auch noch PNs, Facebook & Co.

Ich bitte inständig, meine / unsere Wünsche, dass ich / wir keine PNs für allgemeine und / oder geschäftliche Angelegenheiten wollen, zu akzeptieren.

==> Allgemeine Fragen in das Forum,

==> Individuelle Fragen zu Bestellungen, Projekten nur an sales@wiregate.de und bei Problemen an support@wiregate.de.

==> Bitte schaltet die Anzeige der Footer an. Dort schreiben auch andere Forenmember, ob sie PNs haben wollen oder nicht.

Keine Ausnahmen? Nur wenn es mich persönlich betrifft, also die "Privatperson Stefan Werner" und nicht den "Geschäftsführer Stefan Werner". Letzteres und meine Rolle als Moderator sind der Grund, warum die PNs angeschaltet sind.

Ich danke für die Aufmerksamkeit und das Verständnis


Stefan

[Chris M.]

Ich habe zwar kein Ticket-System für mich und zum Glück auch nicht so viele Anfragen - will aber auch keine PNs, wie's ja auch in meiner Signatur steht:
Bei mir sind's oft Fragen, wo jeder was davon hätte wenn diese Frage offen gestellt wird.

Ich hoffe dieser Thread hilft (glauben will ich's aber nicht )

[bluegaspode]

Ich sehe bei keinem von euch beiden eine Signatur?

[bluegaspode]

Hmm.
Ist 'ne Forumseinstellung.

Kann mich nicht entsinnen dran gedreht zu haben. Evtl. sehen neue Benutzer aktuell die Signaturen gar nicht?

[Bodo]

Ich sehe bei keinem von euch beiden eine Signatur?

Hoi

Ich schon.

[GLT]

PN kann man deaktivieren - warum nicht einfach Häckchen raus?

[Fusion]

Hmmm,

ich gestehe auch eine geschickt zu haben. Aber ich sehe z.B. keine Signatur bei euch. Diese sind anscheinend per Default deaktiviert im Forum. Ich kann mich zumindest nicht dran erinnern diese deaktiviert zu haben. Haken ist nun gesetzt.

Ich schicke es aber auch gerne noch mal per Mail .

[sven29da]

PN kann man deaktivieren - warum nicht einfach Häckchen raus?

100% Zustimmung

[StefanW]

Danke, es ist mir natürlich bekannt, dass ich den Empfang von PNs auch deaktivieren kann und wenn ich gewollt hätte, hätte ich das auch getan.

[StefanW]

Aber ich sehe z.B. keine Signatur bei euch. Diese sind anscheinend per Default deaktiviert im Forum. Ich kann mich zumindest nicht dran erinnern diese deaktiviert zu haben.

Nun, wenn die Signaturen von so vielen nicht gesehen werden, dann erklärt dies einiges.

Bitte Dein Anliegen per eMail nochmal schicken. Danke.

lg

Stefan

[StefanW]

Danke

Ich hoffe dieser Thread hilft (glauben will ich's aber nicht )

Nun, ich wollte nur um Verständnis werben. Und wir wollen unseren guten Service gerne aufrechterhalten, aber das macht eine gewisse Organisation und Übersicht notwendig und die ist mir bei PNs zunehmend entglitten. Darum mein Appell, meine Bitte im Footer auch bitte zu respektieren.

Das bei sovielen der Footer nicht erscheint bzw. abgestellt ist, war mir nicht bewusst, so habe ich auch wieder etwas gelernt

Ich glaube zwar, dass dieser Thread nur eingeschränkt helfen wird, aber zumindest kann ich nun eine Antwort mit dem Link auf diesen Thread schicken....

lg

Stefan

[GLT]

Danke, es ist mir natürlich bekannt, dass ich den Empfang von PNs auch deaktivieren kann und wenn ich gewollt hätte, hätte ich das auch getan.

in dem Footer von Makki und mir - und vielen anderen hier - steht deutlich, dass PNs unerwünscht sind

Sei mir nicht böse Stefan, aber wenn ich etwas will u. kann, dann mache ich das auch.

Derzeit ist es: "Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass"

[Micro1972]

deaktivierte Signaturen

Hallo,

ich konnte bisher auch keine Signaturen sehen.
Nachdem ich in den Einstellungen einen Haken gesetzt habe, sind Eure Signaturen zu sehen.

Trotzdem finde ich es ungünstig, dass der Haken standardmäßig deaktiviert ist. Vielleicht sollte Ihr an dem Punkt mal ansetzen oder habe ich den selbst entfernt?

LG Mirko

[Bodo]

Hoi

Dass man Signaturen abschalten kann ist total dämlich, wenn man mich fragt.

[StefanW]

Sei mir nicht böse Stefan, aber wenn ich etwas will u. kann, dann mache ich das auch.

Sei mir bitte auch nicht böse, aber es gibt Ausnahmen in denen ich PNs schreibe oder auch empfange. Sei es weil ich jemandem einen Kommentar zu dessen Posting schreibe oder bekomme oder einen Austausch über private Belange führe. Selbstverständlich will ich keine solche private Kommunikation über unser Ticket-System führen.

Herrgott, es kann doch nicht so schwer sein, dass unsere Interessenten und Kunden verstehen, dass ihre Anliegen für mich beruflicher Art sind und ich die Beantwortung auch entsprechend organisieren und zumeist intern delegieren muss (was soll ich mit einer PN weil jemandem das Bezahlen per PayPal im Shop nicht gelingt oder weil er nach einer ersten Bestellung noch eine zweite getätigt hat und nun unbedingt alles in einem Paket will [was wir ohnehin kaum logistisch schaffen und auch kein anderer Shop macht]?).

Ich bin übrigens nicht der einzige mit dem Problem. In etlichen Footer, insbesondere der "Cracks" steht, dass diese keine PNs wollen außer für privates.

Ich denke, es ist ein psychologischer Moment. Man schreibt hier per Du, manchmal auch ein wenig kumpelhaft und hilft sich gegenseitig. Das schafft eine gewisse gefühlte Nähe und Verbundenheit und man meint, dass man sich kennt. Daher dann wohl der Gedanke "den Geschäftsführer kenne ich, da kann ich auch eine PN schreiben". Wegen der Limits der PNs und der mangelnden Schnittstelle zu unseren Systemen kann ich das nur nicht ordentlich handeln - wie oben erklärt.

Das führt dazu, dass ich Tickets in durchschnittlich drei Stunden beantworte und PNs in mehreren Tagen - und nicht selten übersehe.

Es geht nicht darum, dass mir nun keiner mehr eine PN schreiben darf oder soll, ich habe lediglich den Wunsch, dass offizielle Kommunikation mit Kunden über unsere offizielle Adresse läuft und die private über private.

Das kann doch nicht so schwer sein.